プライバシーポリシー
個人情報保護基本方針
大和電設工業株式会社（以下、「当社」といいます。）は個人情報及び特定個人情報等を適切に保護することが、企業としての社会的責務と考え次の取組みを推進します。
- 役員及び社員等に対する継続的な教育研修を実施するとともに、個人情報及び特定個人情報等を扱う部門毎に管理責任者を定め個人情報の 適切な管理に努めます。
- 個人情報及び特定個人情報等への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクに対しては必要かつ適切な安全対策、防止及 び是正処置を講じます。
- お客さま及び従業員の個人情報は、あらかじめご了解いただいた範囲内で、特定個人情報については、法令に定める範囲内で取扱います。利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）は行いません。また、目的外利用を行わないために適切な管理策を
行います。
- 個人情報を本人の同意を得た場合または法令により許可されている場合を除き、業務の外注・委託先以外の第三者に提供いたしません。特定個人情報等については、法令により許可されている場合を除き、提供いたしません。
- 個人情報及び特定個人情報等を扱う業務を外注・委託する場合は、十分な保護水準を満たす外注・委託業者を選定し、契約等により適切な安全措置を講じます。
- 個人情報保護及び特定個人情報の保護に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。
- プライバシーポリシーあるいは個人情報及び特定個人情報に関する照会、訂正などを希望される場合や苦情、相談については、別に定める 窓口にて対応いたします.
2024年6月26日制定
宮城県仙台市青葉区大町2-5-1
大和電設工業株式会社
代表取締役社長 櫻田 孝喜
個人情報の定義及び取得方法
個人情報の定義
個人情報保護法第2条が規定する個人情報を指し、個人データ及び保有個人データを含みます。
また、法人のお客様の代表者、役員、従業員等に関する個人情報のうち、弊社提供の役務・サービス等に際して弊社が取り扱うことになるものを含みます。
個人情報の取得方法
当社は、口頭、書面、電磁的記録媒体、メール、Web画面などに入力された電磁的記録、録音、録画その他の方法をもって個人情報を適法かつ公正に取得します。
なお、お客様との電話応対時においては、ご意見・ご要望・お問い合わせ内容等の正確な把握、今後のサービス向上のために、通話を録音させて頂く場合があります。
個人情報及び特定個人情報の利用目的
「個人情報保護法」及び「マイナンバー法」に基づき、個人情報及び特定個人情報の利用目的について公表いたします。
- 当社が業務を外注・委託されたことに伴い、お預かりする個人情報[利用目的]施工業務や販売取次などの当該業務を行うために利用するものとします。
- 当社が製品・サービス等を提供する際に取得する個人情報[利用目的]業務上必要なご連絡、契約の履行、商談等のためまた取引先情報の管理のために利用するものとします。
- 当社が主催・出展するイベントへご参加、ご来場いただいた方に関する個人情報[利用目的]そのサービス及びそれに関連するイベントのご案内のために利用するものとします。
- 当社への採用選考にエントリーする方、当社の採用に関する情報の提供を希望する方に関する個人情報[利用目的]採用・募集活動応募者様への連絡・情報提供、その他採用・募集活動に利用するものとします。
- 一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得する個人情報[利用目的]当社の事業の管理やイベントのご案内のために利用するものとします。
- 当社へ来社される方に関する個人情報[利用目的]当社へのご来社時の入退管理のために利用するものとします。
- 当社へお問合せいただいた方に関する個人情報[利用目的]当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
- 当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報[利用目的]その利用目的のために利用するものとします。
- 当社がお預かりする特定個人情報等（個人番号を含む）[利用目的] 別表「個人番号取扱事務一覧」をご覧ください。
個人番号を取り扱う事務
- 雇用保険の届出等に関する事務
- 労災保険の届出等に関する事務
- 健康保険・厚生年金保険届出等に関する事務
- 国民年金第３号被保険者の届出等に関する事務
- 財形の届出等に関する事務
- 給与・賞与・年末調整の所得税源泉徴収等に関する事務（扶養控除等（異動）申告書、従たる給与についての扶養控除（異動）申告書、保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書等を従業員が提出する事務）
- 源泉徴収票の作成、提出に関する事務（給与支払報告書含む）
- 退職所得の源泉徴収票の作成・提出に関する事務（退職所得の受給に関する申告書の提出、退職所得の特別徴収票の作成・提出、退職手当金等受給者別支払調書の作成・提出含む）
- 企業年金の源泉徴収票の作成・提出に関する事務
- 当社が報酬等を支払った講師、弁護士、税理士、社会保険労務士等における、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・提出に関する事務
- 当社が配当等を支払った株主における、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書の作成・提出に関する事務
- 当社が賃料等を支払った不動産賃貸人における、不動産の使用料等の支払調書の作成・提出に関する事務
- 当社が不動産等の譲渡対価を支払った者における、不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成・提出に関する事務
- 当社が不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料を支払った者における、不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書の作成・提出に関する事務
- ストックオプションに関する法定調書の作成・提出に関する事務
- 持株会にかかる金融商品取引に関する法定書類の作成・提出に関する事務
お客様向け個人情報及び特定個人情報の共同利用
当社グループ会社との共同利用
当社は、当社グループ企業間で総合的なサービスを提供するため、以下の通り、個人情報を共同利用します。
- 共同して利用される個人情報の項目
氏名・連絡先（電話番号・メールアドレス等）、所属組織名（会社名・団体名など）、その他、特定の個人を識別することができる情報
- 共同して利用するものの範囲
当社
エクシオグループのグループ会社（日本国内にある会社に限る）
- 共同して利用する者の利用目的
・業務上必要なご連絡、契約の履行、商談等のため、また取引先情報の管理のために利用するものとします。
・そのサービス及びそれに関連するイベントのご案内のために利用するものとします。
- 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の名称・住所・代表者名
宮城県仙台市青葉区大町2-5-1
大和電設工業株式会社
代表取締役社長 櫻田 孝喜
従業員の個人情報及び特定個人情報の共同利用
個人情報の共同利用について
当社が保有する個人情報を次のとおり共同利用しております。
- 従業員の健康保険に係る情報
- 共同利用の目的 ：従業員の健康管理
- 共同利用者の範囲：協会けんぽ、大和電設工業株式会社
- 共同して利用する個人データの項目：記号・番号、氏名、性別、生年月日、住所、事業所名、所属部署名、社員コード、電話番号、メールアドレス、健診データ、特定健診受診状況、特定保健指導実施状況、医療機関受診状況
- 共同利用に関する責任者：大和電設工業株式会社 企画総務部 個人情報取扱責任者
- 労働組合に係る個人情報
- 共同利用の目的 ：組合活動・交渉の基礎データ、イベント等の案内、災害時等の対応、組合費等の給与控除
- 共同利用者の範囲 ：大和電設工業株式会社および東北情報インフラユニオン 大和企業グループ
- 共同利用する個人データの項目：本人（氏名、性別、生年月日、郵便番号、住所、電話番号、社員区分・番号、所属部署・職場名、メールアドレス、組合役職員賃金、給与控除）、本人の家族（氏名、性別、生年月日）
- 共同利用に関する責任者：大和電設工業株式会社 企画総務部 個人情報取扱責任者
- 全社人財データベース（ＤＢ）に係る個人情報
- 共同利用の目的：人財情報を活用し、グループ全社の最適な人財配置・育成強化を行うため
- 共同利用者の範囲：大和電設工業㈱、エクシオグループ㈱、エクシオ・エンジニアリング北海道㈱、エクシオ・エンジニアリング東北㈱、エクシオ・エンジニアリング西日本㈱、㈱カナック、㈱ケイ・テクノス、エクシオインフラ㈱、㈱電盛社、エクシオ・デジタルソリューションズ㈱、㈱エクシオテック、エクシオ・エンジニアリング㈱
- 共同利用する個人データの項目：氏名、年齢、勤続年数、所属発令日、社員区分、職能資格、入社年月日、発令履歴、会社名、所属組織名、役職、社員コード、メールアドレス、保有資格
- 共同利用に関する責任者：大和電設工業株式会社 企画総務部 個人情報取扱責任者
従業員の個人情報及び特定個人情報の第三者提供
個人情報の第三者提供について
当社は、事業実施のために取得した個人情報を第三者に提供する場合があります。その際に提供する個人情報は、事前に提供先と提供目的、
提供する項目等を明示し、ご本人に同意いただいたものに限ります。
また、上記以外の目的でお預かりした個人情報については、以下の場合を除き第三者への提供は行いません。
- 法令により提供を求められた場合
- 人の生命、身体又は財産の保護の為に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進の為に特に必要がある場合で、本人の同意を得ることが困難であるとき
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、
本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき
- 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人
データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く）
- 業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託するとき
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供されるとき
- 個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の
範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者（法人でない団体で代表者又は管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いた場合
個人情報及び特定個人情報の外部委託
委託について
当社は、個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、当社が定める個人情報保護水準を満たす事業者を選定して委託を行い、適切な取り扱いが行われるよう監督します。
安全管理装置（セキュリティ・ポリシー）
プライバシーポリシーの策定
- 個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について本ポリシーを策定しています。
個人データの取扱いに係る規律の整備
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人情報保護規程」及び「個人情報取扱規則」を策定しています。
組織的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する事務取扱責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報保護規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の個人事務取扱責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
人的安全管理措置
- 個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 個人データについての秘密保持に関する事項を機密情報管理規定に定め、全ての従業員に対し、当該規定を遵守することに関する誓約書の提出を求めています。
物理的安全管理措置
- 個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
- 個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
外国における個人情報の取扱の委託
- 当社は個人データの海外への委託は行っておりません。
個人情報の開示や利用停止に関する手続き
利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者提供記録の開示および第三者への提供の停止について、当社では、次の手順で個人情報の開示等の求めに対応いたします。
1. 開示等の求めの受付
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当社の「個人情報の取扱いについて」に同意後、所定の用紙にご記入のうえ、以下の宛先までご郵送ください。
用紙のダウンロードはこちらから
（様式）「個人情報の開示・訂正・利用停止等申請書」
（様式）「委任状（代理人による個人情報の請求について）」
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本人確認のため、以下の書類を(1)「所定の用紙」とともに郵送ください。
※いずれか1点で、有効期限内のもの
・運転免許証
・各種保険証
・母子健康手帳
・身体障害者手帳
・住民票
・その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類
-
代理人の方が手続きをされる場合は、(1)「所定の用紙」、(2)「本人確認書類」に加え、以下の書類も郵送ください。
・委任状（代理人による個人情報の請求について）
・代理人本人の本人確認書類（（2）と同様）
プライバシーポリシーや個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口
当社のプライバシーポリシーあるいは個人情報の取り扱い等に関する苦情・相談・開示等のご意見、ご質問がございましたら、下記窓口までご連絡くださいますようお願いいたします。
お電話による場合
| 窓口名： |
大和電設工業株式会社 個人情報問合せ窓口 |
| 電話番号： |
022-216-3111 （本社 代表） |
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月曜日～金曜日 8：30～17：00
（年末年始・祝日・当社が別途 定める休日を除く） |
電子メールによる場合
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